Чишћење вашег пријемног сандучета је задатак који већина нас баца на нашу листу са којом ћу се позабавити - између подношења банковних изјава и организовања кутија за отпрему. Али зашто?
Зато што су људи тешко притиснути да раде било шта осим ако не виде носталгију.
Ево разлога да организација у инбок-у постане приоритет: то ће вам учинити срећније, мирније и продуктивније људско биће.
У студији коју је Радицати провео неколико година уназад, истраживачи су предвидео да ће просечан радник послати и примити око 125 е-порука дневно до 2015. године. То је око 45.625 е-порука годишње, укључујући и "граимаил", али не укључујући лично имејл. Значи, ако имате пријатеље, можете наставити и истерати тај број. Шта се то додаје на вријеме?
У 2012. години извештај МцКинсеи & Цомпани је утврдио да људи троше око 28% читања радне недеље и одговарања на е-пошту. То је отприлике 12 сати недељно. Не знам за тебе, али ако бих могао да прекинем тај број на пола, имам више времена да идем у јогу.
Али то је више него ослобађање времена. Верујем да је ваше пријемно сандуче репрезентација вашег стања ума. И чишћење је уствари о миру који долази заједно са поражавајућим менталним нередом. Када почнете да размишљате о е-пошти на овај начин, изненада видите важност уношења вашег пријемног сандучета под контролу. Постоје неколико корака да бисте започели:
1. Питајте се о тврдим питањима. Можда се питате шта саморефлексија има везе са вашим пријемном поштом. Све, стварно. Вањска је репрезентација унутрашњег. Размишљајући о вашем пријемном сандучету као одразу вашег стања ума, почните се питањем зашто сте дозволили да се ваш пријем поште не успостави контрола и које друге ствари могу ослободити контроле у вашем животу. Одговор би могао бити једноставан као прекомјерно или озбиљан као избјегавање неопходне промјене у каријери. Идентификовање и суочавање са тим питањима може бити најтежи део читавог процеса. Одговорите искрено, и бићете ментално и емоционално спремни да решите задатак.
2. "РДФС" Ваше непрочитане е-поруке. У својој књизи " Бирд би Бирд: Соме Инструцтионс фор Вритинг анд Лифе" , Анне Ламотт се сјећа како је као дијете, њен брат некада био преплављен школским пројектом о птицама. Њен отац је рекао свом брату да преузме пројекат "птица птицом", тако да не би био застрашен великим задатком који је пред нама. Можда ћете имати застрашујући број непрочитаних електронских порука да иду. Морате то урадити птицом птицом. Немојте размишљати о томе шта сте урадили, само се повуците у своје поштанско сандуче мало сећајући се да сте се обавезали на овај задатак за ваше ментално благостање. Гледајући сваки е-пошта пошто свако има сврху, ослобађање од њих осећа се као да сте нешто постигли. "РДФС" -инг је једноставан начин за то. Прилагођивао сам овај чаробни акроним од бившег шефа који ми је рекао да свака нова е-пошта захтева једну од четири акције: одговорите одмах, бришите без одговора, пратите или сачувајте за будућу референцу. Сазнајте како имате само четири избора за сваку нову е-пошту ће разбити осећања неодлучности и беспомоћности, смањити вријеме потребно за сортирање непрочитаних е-порука и повећање продуктивности. Док пролазите кроз свих 5.000 ваших непрочитаних е-пошта (или шта год да је ваш број ... овде нема пресуде) велики део њих може да падне у категорију "праћење" или "спреми за будућу референцу", али зато је важан следећи корак је да се успостави организациони систем који ради за вас.
3. Организујте шта је остало. Никада не престаје да ме изненађује како смо се чудили организацијом. Гооглеова нова услуга е-поште која се зове Инбок користи "е-пошту као модел посла са листама". Омогућава вам да сортирате е-пошту у категорије "закачене", "одложене" или "извршене" и сакупља велики број е-порука у "пакете" направити претјерано пријемно сандуче лакше. Да, стварно је пријатно за корисника, али немојте бити заведени због његове слаткости. Не морате имати чисте пријемно поштанско сандуче. Нема чаробног живота који ће учинити овај процес лакшим. Али, овде је добра вест: постоји формулација против глупости. Отклањање вашег пријемног сандучета једноставно захтева развијање система и одржавање у складу са њим. Ако то можете учинити, ви сте златни. Ево како то чиним: користим један Гмаил пријемно поштанско сандуче за сву своју пошту, а након што имам "РДФС-е" своје нове е-поруке, архивурам свој "сачувај за будућу референцу "Е-поште помоћу Гмаилових фасцикли, који могу бити означени бојама и угнежени. Ако не постоји одговарајући директоријум, креирам нову. Тренутно имам 65 активних фолдера. (Већина е-поштних сервера може да изврши сличну функцију ако не користите Гмаил.) Затим, обратим се мојим "праћеним" е-поштама, које држим у свом пријемном сандучету (никада не покушавам да дозволим да тај број буде преко 100, јер знам лично ме чини да сам преплављен). Ако ти "надгледани" е-маилови захтевају акцију с моје стране, креирам "задатак" у Гоогле календару (нпр. "Изабери место за ручак са Лизом" или "Пошаљи Екцелу табелу свом шефу") и додајте датум на тај задатак, па ћу добити подсетник ако је потребно. На тај начин се не пробудим средином ноћи бринем о ономе што сам заборавио да урадим. Озбиљно, вреди ноћног спавања. Ослободите себе да развијете сопствени протокол организације. Било који начин који је удобан и одржив за вас ће радити ако се држите тога.
4. Прво се бави великим роковима. Према Степхен Цовеи-ју који је написао Тхе 7 Хабитс оф Успешно људи, "велике камење живота" су задаци да ако их не ставите прво, никада их нећете никада доћи до њих. Па ипак, они су често најважнији. А када их избјегнемо, они тешко нас преносе на ментално и емоционално. Када примјените велику роцк метафору на е-пошту, можете видјети колико је лако потрошити већину своје вријеме на интернету рјешавајући мала зрна песка - хитна е-пошта која захтијева хитно обратите пажњу и дајте нам илузију продуктивности - и одложите велике камење - е-пошту која нас тражи озбиљно размишљати или урадити. Што дуже ови велики стијени постану де-приоритети, то што више изазивају анксиозност постају за нас. Диффусе потенцијални стрес тако што је направио завет да се прво бави великим роцк емаилс-ом. Увек. Можда се чини контра-интуитивним да се најприје упућујете на теже и најдуже време за пријемне сандуче, али узимајући времена да откријете шта ти е-маилови захтијевају од вас ће вам уштедјети вријеме и стрес на дуге стазе.Моментс након издисања, осјећајући ослобађање напетости рамена, дивљење вашег првобитног пријемног сандучета, почиње да се поново попуњава. Такав је живот. Али не преплавите - дубинско чишћење је урађено, а то је тежак део. Одржавање је сада лак посао када имате систем који спречава будале. Говорим из искуства када кажем да ће продуктивни дани и мирне вечери бити мотивација која вам је потребна да не заборавите да се ваше пријемно сандуче поново оптерећују.
